Zeitmanagement: Die besten Methoden für entspanntes Arbeiten

Wer produktiv und gleichzeitig so stressfrei wie möglich arbeiten möchte, braucht vor allem gutes Zeitmanagement. Zu einem guten Zeitmanagement gehört, alle wichtigen Aufgaben fristgerecht, optimiert und möglichst ohne Stress und Zeitdruck zu erledigen. Gutes Zeitmanagement ist ein Teil des Selbstmanagements und kann mit verschiedenen Methoden wie Pomodoro, Pareto und anderen Tätigkeiten unterstützt werden. Hier finden Sie die besten Tipps, um Ihren Arbeitstag produktiv zu gestalten.

Gutes Zeitmanagement – worauf kommt es bei der Zeitplanung an?

Gutes Zeitmanagement beginnt im eigenen Kopf und umfasst eine Vielzahl verschiedener Maßnahmen, die das Arbeiten erleichtern. Ziel ist es, die zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich zu nutzen. Aufgaben sollen so gründlich wie möglich erledigt werden, gleichzeitig sollten Sie sich nicht zu lange mit Kleinigkeiten aufhalten. Ein gutes Zeitmanagement steigert die Produktivität im Berufsalltag und sorgt zudem dafür, dass die Arbeit möglichst ruhig und angenehm verläuft. Dadurch entstehen also nicht nur Vorteile für die Firma und die Vorgesetzten, sondern auch für das eigene berufliche Leben.

Organisation und Planung: Wer vorbereitet ist, arbeitet entspannt

Gute Organisation und Planung der Arbeit sind das A & O für ein effektives Zeitmanagement. Dabei helfen unter anderem die folgenden Methoden:

To-do-Listen erstellen
Stundenpläne und Zeitrahmen festlegen
Aufgaben nach Priorität und Dauer ordnen
Klare (Tages-)Ziele festlegen
Dauer im Vorfeld (realistisch) schätzen und entsprechend Zeit einplanen
Arbeit zu festgelegten Zeiten und bereits vor Beginn des Arbeitstages strukturieren

Wenn Sie Ihre Aufgaben und Ziele in einer Liste oder sogar in einem Zeitplan festhalten, haben damit direkt eine Übersicht. Im Idealfall sortieren Sie Ihre Aufgaben direkt nach Priorität. Versehen Sie die Aufgaben mit einer realistisch geschätzten Dauer. Mit dieser Methode wird Ihnen direkt klar, wie früh Sie mit Ihrer Arbeit beginnen sollten. Grundsätzlich ist es ratsam, besonders wichtige und lang dauernde Aufgaben früh zu erledigen. Das Notieren der geschätzten Dauer hilft außerdem, langfristig ein besseres Gefühl für das eigene Zeitmanagement zu erhalten und Zeitfresser zu erkennen.

Tipp: Schätzen Sie die Dauer lieber ein wenig zu lang als zu kurz ein. Sonst ist Stress vorprogrammiert.

Ein Zeitplan ähnlich wie ein Stundenplan hilft zudem, Prioritäten festzulegen und Struktur zu schaffen. Immer wiederkehrende Aufgaben können Sie zu festen Tageszeiten erledigen. Planen Sie Ihre Arbeit zudem frühzeitig und zu festgelegten Zeiten. Schreiben Sie beispielsweise am Vorabend oder mit dem ersten Kaffee am Morgen Ihren Tagesplan. Alternativ können Sie für Ihr Zeitmanagement auch am Wochenende einen groben Plan für die Woche festlegen.

Pro-Tipp: Wenn Sie viel Flexibilität beim Einteilen Ihrer Arbeit haben, sollten Sie sich immer einen Tag Mitte der Woche etwas mehr Zeit geben. Planen Sie an diesem Tag nur 70 Prozent des normalen Arbeitspensums ein. Sollte einem vorigen Tag doch etwas liegen bleiben, haben Sie mit dieser Methode immer an einem Tag Gelegenheit, die Arbeit ohne Zeitdruck aufzuarbeiten und zu erledigen.

Zeitplanung mit Pausen: Motivation durch entspanntes Selbstmanagement

Viele Menschen vermeiden Pausen aus Zeitdruck. Doch das verschlimmert in der Regel die Situation nur. Pausen steigern die Produktivität und sind wichtig für ein ausgeglichenes Arbeitsleben. Gönnen Sie sich daher regelmäßig kleine Pausen, in denen Sie abschalten. Nutzen Sie Ihre Pausen, um kreativ zu sein, zu meditieren, einen kleinen Snack zu genießen oder Ihren Körper zu bewegen. Vermeiden Sie zusätzliche Zeit am Bildschirm (legen Sie das Smartphone beiseite) und entfernen Sie sich möglichst – auch nur für fünf Minuten – von Ihrem Arbeitsplatz.

Eine gute Technik für das regelmäßige Einbauen von Pausen ist das Pomodoro-Prinzip. Bei diesem Prinzip arbeiten Sie 25 Minuten und verbringen anschließend fünf Minuten mit einer kleinen Pause. Die 25 Minuten sind ausschließlich für das Erledigen einer einzelnen Aufgabe gedacht. Vermeiden Sie während dieser Zeit alle Ablenkungen. Haben Sie viermal 25 Minuten gearbeitet, ist eine längere Pause fällig: im Idealfall mindestens 20 bis 30 Minuten.

Zudem hilft es, sich Tricks und Techniken für die Motivation auszudenken: Streichen Sie erledigte Aufgaben mit grüner Schrift von Ihrer Liste oder erstellen Sie eine „Accomplishments“-Liste, auf der Sie nach der Arbeit alles aufschreiben, was Sie am jeweiligen Tag erledigt und erreicht haben.

Ziele schnell erreichen: Prinzipien für gutes Zeitmanagement

Drei weitere Prinzipien für das Steigern der Produktivität und gutes Zeitmanagement sind:

Die Eisenhower-Methode
Das Eat the Frog first Prinzip
Pareto bzw. 80/20

Die Eisenhower-Methode wurde nach dem US-Präsident Dwight D. Eisenhower benannt, der einst in einer Rede sagte: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nie dringend.“ Diesen Worten nach entwickelte Stephen Covey eine Zeitmanagement-Methode, die Aufgaben in vier Stufen nach Prioritäten einteilt:

Wichtige und dringende Aufgaben – sogenannte A-Aufgaben, die so zeitnah wie möglich erledigt werden müssen.
Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben – sogenannte B-Aufgaben, die an zweiter Stelle stehen und terminiert werden.
Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben – sogenannte C-Aufgaben, die im Idealfall an andere delegiert oder zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden.
Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind – sogenannte D-Aufgaben, die ganz unten auf der Liste der Prioritäten stehen.

Das Eat the Frog first Prinzip (Englisch für „Iss den Frosch zuerst“-Prinzip) besagt, dass unangenehme und große Aufgaben möglichst früh erledigt werden sollen, damit sie nicht aufgeschoben werden. Halten Sie sich nicht lange mit Zeitfressern auf und setzen Sie die unangenehmen und großen Aufgaben nach oben auf den Tagesplan.

Auch die 80/20-Methode – als Pareto bekannt – ist eine gute Methode, die Arbeit zu managen. Danach gilt, dass mit 20 Prozent der Zeit häufig 80 Prozent der Tätigkeiten erledigt werden können. Wichtig ist, sich auf das Wesentliche und die wirklich wichtigen Belange zu konzentrieren. Fragen Sie sich für Ihr Zeitmanagement also vor jeder Aufgabe: Mit welchen Methoden schaffen Sie in kürzester Zeit die wichtigen Grunderledigungen?

Fazit – so gelingt effizientes und entspanntes Zeitmanagement

Gutes Zeitmanagement erleichtert das Berufsleben und steigert die Produktivität. Um Ihr Zeitmanagement zu verbessern, können Sie zahlreiche Techniken und Prinzipien nutzen. Methoden wie Pomodoro oder das schlichte Schreiben von To-do-Listen helfen dabei, klare Prioritäten zu setzen und Zeitfresser zu eliminieren. So verbessern Sie Ihr Zeitmanagement schnell und nachhaltig!