Mitarbeitergespräch: 10 Tipps für eine erfolgreiche Vorbereitung

Lädt ein Vorgesetzter zum Mitarbeitergespräch, steigt bei manchem Arbeitnehmer der Stresspegel. Dabei gehören solche Gesprächstermine zwischen Führungskraft und Angestelltem in Unternehmen zum Alltag und müssen kein Grund zur Sorge sein. Dieser Artikel klärt darüber auf, was ein Mitarbeitergespräch eigentlich ist und welche Ziele von Arbeitnehmer und Führungskraft dabei verfolgt werden. Außerdem finden Sie hier eine Checkliste mit zehn praktischen Tipps, wie die optimale Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch gelingt.

Mitarbeitergespräch: Was ist das?

Bei einem Mitarbeitergespräch handelt es sich üblicherweise um ein Gespräch zwischen dem Mitarbeiter und einer Führungskraft. Das können der Chef des Unternehmens, der Personalchef, ein Abteilungsleiter oder Regionalleiter sein. Unterschiede gibt es jedoch beim Anlass für ein Gespräch zwischen Mitarbeiter und Führungskraft. Es kann sich inhaltlich um ein Gespräch zur Zielvereinbarung, ein Entwicklungsgespräch, ein Informationsgespräch oder Konfliktgespräch handeln.

Führungskraft: Welche Themen und Ziele hat sie im Gespräch mit Mitarbeitern?

Als Vorgesetzter gehören auf die Agenda für ein Mitarbeitergespräch Themen wie die Zielerfüllung und Zielsetzung. Zudem sollte auf die Stärken des Angestellten eingegangen werden. Gleichzeitig kann jedoch auch Verbesserungspotenzial aufgezeigt werden. Hinzu kommen Themen wie die Information über Neuerungen oder besondere Ereignisse, die in Zukunft anstehen. Ziel des Chefs ist es, dem Mitarbeiter ein Feedback zu seiner Arbeit zu geben, ihn zu motivieren und dadurch eine Leistungssteigerung zu erreichen.

Mitarbeitende: Welche Themen und Ziele haben sie im Gespräch mit der Führungskraft?

Ein Mitarbeiter berücksichtigt in der Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch Themen wie Schwierigkeiten und Herausforderungen im Arbeitsalltag, den eigenen Erfolg und neue Ziele. Er kann jedoch auch Themen wie Veränderungswünsche, Kritik am Chef, den Wunsch nach Weiterbildungen und Gehaltsverhandlungen im Mitarbeitergespräch aufgreifen.

Typischer Ablauf eines Mitarbeitergesprächs

Vor dem eigentlichen Gespräch steht die Vorbereitungsphase, in der sich Führungskraft und Mitarbeiter auf einen Termin verständigen und einen freien Raum buchen. Außerdem bereiten sich beide Seiten auf den Termin vor, notieren gegebenenfalls Themen und reflektieren die zurückliegende Zeit.

Für das Gespräch selbst ist ein Zeitfenster von einer halben bis ganzen Stunde in Unternehmen üblich. Nach kurzer Begrüßung folgt meistens ein Rückblick auf erreichte Ziele oder besondere Vorkommnisse. Hier sollten beide Gesprächspartner zu Wort kommen und ihre Themen schildern können. Danach ist es üblich, eine Zukunftsplanung gemeinsam zu erarbeiten. Welche beruflichen Ziele sollen im Zeitraum bis zum nächsten Mitarbeitergespräch erreicht werden? Wo gibt es Optimierungspotenzial? Im Anschluss sollte noch etwas Zeit für offene Fragen und weitere Themen eingeplant werden. Ein Vorgesetzter fertigt nach dem Gespräch ein Protokoll an, was gegebenenfalls vom Mitarbeiter unterzeichnet und dann der Personalabteilung vorgelegt wird.

10 Tipps für die Vorbereitung auf ein gutes Mitarbeitergespräch

Eine gute Vorbereitung und Checkliste mit den wichtigsten Themen hilft Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei, gelassen in das nächste Mitarbeitergespräch zu gehen. Die nachfolgenden zehn Tipps können dabei helfen, die Vorbereitung auf ein Gespräch mit der Führungskraft des Unternehmens stressfrei und zielorientiert durchzuführen.

1. Gesprächsprotokoll vom letzten Termin zur Hand nehmen: Ein Blick auf das Gesprächsprotokoll zum letzten Mitarbeitergespräch führt Ihnen vor Augen, welche konkreten Ziele damals formuliert wurden.
2. Rückblick erstellen: Stichpunktartig kann ein Rückblick auf erreichte oder sogar übertroffene Ziele angefertigt werden. Reflektieren Sie dabei den kompletten Zeitraum und gleichen Sie Erreichtes mit der letzten Zielvereinbarung ab.
3. Probleme benennen: Haben Sie einzelne Zielvorgaben aus dem letzten Mitarbeitergespräch nicht erreicht, suchen Sie nach den Ursachen dafür. Sie können während des Gesprächs mit der Führungskraft konkret benannt werden.
4. Gesprächsleitfaden verinnerlichen: Machen Sie sich vor dem Mitarbeitergespräch mit dem zu erwartenden Gesprächsleitfaden vertraut. Das gibt Ihnen mehr Sicherheit und dem Gespräch eine bessere Struktur. Hierzu ist es wichtig, den Anlass des Gesprächstermins zu kennen.
5. Ziele neu formulieren: Seien Sie proaktiv und nutzen Sie die Vorbereitung auf den Gesprächstermin, um bereits eigene Ziele zu finden und formulieren. Damit zeigen Sie Ihr Interesse am Vorankommen des Unternehmens und beweisen Eigeninitiative.
6. Umgang mit Kritik: Zur Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch gehört es auch, dass Sie sich Gedanken über den Umgang mit Kritik machen. Versuchen Sie, Kritikpunkte Ihres Chefs aufmerksam aufzunehmen und angemessen darauf zu reagieren.
7. Grenzen klar abstecken: Möglicherweise möchte Ihr Vorgesetzter Sie mit weiteren Aufgaben betrauen. Überlegen Sie daher im Vorfeld, wie viel Mehrarbeit und Leistungssteigerung für Sie möglich und realistisch sind. Als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter dürfen Sie auch Ihre Grenzen klar benennen.
8. Kritik am Chef: Gibt es Kritikpunkte, die Sie Ihrem Chef mitteilen möchten, sollten Sie sie möglichst sachlich und höflich formulieren. So kann Ihr Vorgesetzter darauf reagieren, ohne sich persönlich angegriffen zu fühlen.
9. Fragen vermerken: Nach dem Mitarbeitergespräch über erreichte und künftige Arbeitsziele bleibt meistens Zeit für offene Fragen. Sollten Sie solche Fragen haben, können Sie diese auf Ihrer Checkliste notieren, um sie später nicht zu vergessen.
10. Ziel für Gehaltsverhandlung formulieren: Falls Sie das bevorstehende Mitarbeitergespräch für Gehaltsverhandlungen nutzen möchten, definieren Sie vorab Ihren Gehaltswunsch. Zusätzlich ist es sinnvoll, die erzielten Erfolge und den eigenen Mehrwert für das Unternehmen kurz anzuführen.

Mit einer gründlichen Vorbereitung ist ein anstehendes Mitarbeitergespräch kein Grund zur Sorge für Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, sondern eine Chance für einen offenen Austausch mit dem Vorgesetzten.