Einladung zum Vorstellungsgespräch: Termin bestätigen

Der Bewerbungsprozess kann oft mit Spannung, Aufregung und Unsicherheit verbunden sein. Nachdem Sie Ihre Bewerbungsunterlagen sorgfältig zusammengestellt und abgeschickt haben, erhalten Sie vielleicht die ersehnte Nachricht: eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Sie markiert einen entscheidenden Wendepunkt in Ihrer beruflichen Reise. Es ist der Moment, in dem Ihr potenzieller Arbeitgeber Ihr Können und Ihre Persönlichkeit näher kennenlernen möchte. Doch bevor Sie diesen bedeutenden Schritt gehen, steht eine Aufgabe an, die oft unterschätzt wird: die Bestätigung des Vorstellungsgesprächstermins.

Muss ich die Einladung zum Vorstellungsgespräch überhaupt bestätigen?

Ja, in den meisten Fällen ist es ratsam und höflich, die Einladung zum Vorstellungsgespräch zu bestätigen. Häufig wird in der Einladung sogar eine Antwort verlangt. Aber auch ohne Aufforderung ist diese Bestätigung wichtig. Zunächst einmal ist sie viel mehr als reine Formsache: Das Unternehmen erwartet eine Rückmeldung und sieht es als Selbstverständlichkeit an. Außerdem zeigt die Bestätigung des Termins neben der Bewerbung Ihr Interesse an der Position und am Unternehmen. Es ist eine Gelegenheit, Ihr Engagement und Ihre Professionalität zu unterstreichen. Der zukünftige Arbeitgeber möchte sicherstellen, dass Bewerberinnen und Bewerber ernsthaft an der Stelle interessiert sind und den Termin wahrnehmen werden.

Wann sollten Sie die Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen?

Sofort bestätigen oder warten lassen? Die Antwort ist ganz klar: Ihre Bestätigung sollten Sie so schnell wie möglich nach Erhalt der Einladung versenden. In der Regel empfiehlt es sich, dies innerhalb von 24 bis 48 Stunden zu tun. Warten Sie zu lange, wirkt es unhöflich und passiv. Ein zeitnahes Feedback signalisiert dagegen Zuverlässigkeit und ein starkes Interesse an der ausgeschriebenen Stelle. Sollten Sie aus irgendwelchen Gründen doch verhindert sein und erst später auf die Einladung reagieren, ist eine Entschuldigung zwingend notwendig.

Wie bestätige ich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch?

Die Art und Weise, wie Sie auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten, hängt vor allem davon ab, auf welchem Weg Sie den Termin erhalten haben. Die meisten Unternehmen nutzen die gängigste Methode und verschicken eine E-Mail. Möglich sind aber auch Einladungen per Telefon bzw. Sprachnachricht oder per Post. Neuerdings nehmen Unternehmen auch über Social-Media-Kanäle Kontakt mit Bewerberinnen und Bewerbern auf. Nachrichten über XING, LinkedIn und Co. sind zwar eher unüblich, aber dennoch möglich.

Antwort per E-Mail: Wie kann sie aussehen?

Wurde die Einladung zum Bewerbungsgespräch per E-Mail an Sie verschickt, dann können Sie direkt darauf antworten. Die Terminbestätigung sollte kurz und knapp formuliert sein und folgendermaßen aufgebaut sein:

Betreffzeile: Oft können Sie den Betreff der Einladung übernehmen, da dieser den Zweck Ihrer E-Mail sofort erkennen lässt. Ist das nicht der Fall, formulieren Sie eine klare Betreffzeile, die zu Ihrer Bewerbung passt, wie „Terminbestätigung für das Vorstellungsgespräch am [Datum]“
Anrede: Schreiben Sie die Kontaktperson direkt mit Namen an, die Ihnen die Einladung geschickt hat. Benutzen Sie dafür eine höfliche Anrede, wie „Sehr geehrte Frau“ oder „Sehr geehrter Herr“.
Bedanken für die Einladung: Drücken Sie Ihren Dank für das Interesse und die Einladung zum Vorstellungsgespräch aus.
Bestätigung des Termins und der Details: Nennen Sie zur Bestätigung das Datum und die Uhrzeit des vorgeschlagenen Termins. Alternativ müssen Sie einen Gegenvorschlag anbieten.
Kontaktdaten: Erstellen Sie eine Signatur, in der Ihre konkreten Kontaktdaten aufgelistet sind. Somit bieten Sie der Personalabteilung mehrere Möglichkeiten, Sie zu erreichen.
Fragen: Sollten noch Unklarheiten vorherrschen, ist das die Gelegenheit diese zu klären. Angebrachte Fragen sind zum Beispiel die Dauer des Vorstellungsgesprächs, der genaue Ablauf und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer.
Abschluss: Mit einer freundlichen Grußformel beenden Sie die E-Mail.

Achten Sie darauf, Ihre E-Mail sorgfältig zu überprüfen, bevor Sie sie versenden. Sie sollte – so wie Ihre Bewerbung – auf keinen Fall Rechtschreibfehler oder Grammatikfehler enthalten.

Beispiel für die Bestätigung der Einladung zum Bewerbungsgespräch:

„Sehr geehrte Frau [Nachname] / Sehr geehrter Herr [Nachname],

ich möchte mich herzlich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort] bedanken. Gerne nehme ich diesen Termin wahr.

Ich freue mich auf unser Treffen und das persönliche Kennenlernen.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]“

Terminbestätigung per Telefon

Ein Telefonat müssen Sie unbedingt vorbereiten. Denn so ein Gespräch kann sich schnell zu einem Vor-Bewerbungsgespräch entwickeln. Bevor Sie den Anruf also tätigen, stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen zur Hand haben, wie den Termin, den Ort des Gesprächs und den Namen der Kontaktperson. Falls Sie Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, nutzen Sie die Gelegenheit, diese während des Telefonats zu klären. Überlegen Sie sich auch selbst Antworten auf mögliche Rückfragen. Ansonsten sollten Sie das Gespräch langsam, deutlich und mit einem Lächeln führen, das wirkt höflich und professionell. Drücken Sie Ihr Interesse und Ihre Dankbarkeit aus und bestätigen Sie den vorgeschlagenen Termin für das Vorstellungsgespräch. Legen Sie sich außerdem einen Stift und ein Blatt Papier bereit, so können Sie sich gegebenenfalls wichtige Informationen notieren. Die Terminbestätigung per Telefon kann eine persönliche Note in den Bewerbungsprozess bringen, deshalb sollten Sie unbedingt einen guten ersten Eindruck hinterlassen.

Vorstellungsgespräch verschieben – mit Vorlage

Ihre Pläne lassen nicht zu, am vorgeschlagenen Termin teilzunehmen? Machen Sie sich keine Sorgen, Arbeitgeber sind darauf eingestellt, Terminvorschläge zu verschieben. Dabei sollte es sich aber um einen triftigen Grund handeln oder um einen Umstand, den Sie nicht beeinflussen können.

Ihre Aufgabe ist nun, das Unternehmen so früh wie möglich zu informieren und eine ehrliche und plausible Begründung für die Verschiebung anzugeben. Drücken Sie zudem Ihr Bedauern über die Unannehmlichkeiten aus und betonen Sie, wie sehr Sie die Einladung und die Gelegenheit schätzen. Am besten überlegen Sie sich von vornherein mehrere Alternativtermine für das Vorstellungsgespräch und bieten diese dem Arbeitgeber an. Seien Sie dabei flexibel und bemüht, einen Zeitpunkt zu finden, der sowohl für Sie als auch für das Unternehmen geeignet ist.

Beispiel – Einladung zum Vorstellungsgespräch verschieben:

„Sehr geehrte Frau [Nachname] / Sehr geehrter Herr [Nachname],

ich danke Ihnen herzlich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum]. Ich freue mich sehr, dass Sie mich für diese Gelegenheit ausgewählt haben, und ich bin nach wie vor äußerst interessiert an der Position.

Leider ist es mir leider nicht möglich, diesen Termin wahrzunehmen. [Grund für Verschieben; Beispiel: Terminüberschneidung, persönliche oder berufliche Verpflichtungen, Krankheit]. Ich bitte daher höflich um die Verschiebung des Termins.

Gerne biete ich folgende Alternativtermine an:

[Datum und Uhrzeit]
[Datum und Uhrzeit]
[Datum und Uhrzeit]

Bitte lassen Sie mich wissen, welche Termine für Sie in Betracht kommen könnten. Ich bin natürlich auch für weitere Vorschläge offen.

Ich danke Ihnen erneut für die Einladung zum Bewerbungsgespräch und für Ihr Verständnis in dieser Angelegenheit.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]“

Vorstellungsgespräch absagen – mit Vorlage

Es gibt Situationen, in denen Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch absagen müssen. Sie könnten zum Beispiel bereits einem anderen Jobangebot zugesagt haben. Es gibt aber auch viele andere berechtigte Gründe, ein Vorstellungsgespräch abzusagen. Die häufigsten Beweggründe für eine Absage sind: Sie treten eine andere Stelle an, Sie haben kein Interesse mehr oder Sie lehnen die Stelle aus persönlichen bzw. privaten Ursachen ab, wie aufgrund einer langanhaltenden Krankheit.

In jedem Fall sollten Sie die Einladung nicht unbeantwortet lassen, sondern das Unternehmen so schnell wie möglich über die Absage informieren. Unprofessionell und rücksichtslos wäre es, einfach nicht zum Termin zu erscheinen oder eine kurzfristige Absage ohne Begründung zu senden. Seien Sie lieber respektvoll und ehrlich, drücken Sie Ihr Bedauern aus und betonen Sie, wie sehr Sie die Einladung und die Gelegenheit geschätzt haben.

Beispiel – Einladung zum Vorstellungsgespräch absagen:

„Sehr geehrte Frau [Nachname] / Sehr geehrter Herr [Nachname],

vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Position als [Job].

Ich kann die Einladung leider nicht wahrnehmen, da [Grund für Absage; Beispiel: ich mich in der Zwischenzeit für ein anderes berufliches Angebot entschieden habe].

Ich danke Ihnen nochmals für die Gelegenheit, Ihr Unternehmen näher kennenzulernen, und bitte um Verständnis für meine Entscheidung.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]“