Arbeitsplatzbeschreibung: So wird sie aufgebaut und erstellt

Die Arbeitsplatzbeschreibung ist eine formelle, detaillierte Zusammenstellung aller Aufgabenfelder und Zielvorgaben, die mit einem Job verbunden sind. Sie wird auch als „organisatorische Eingliederung einer Stelle ins Unternehmen“ bezeichnet und ist in vielen Unternehmen ein wichtiges Werkzeug, um die Ziele einer Stelle bzw. einer dafür zu formulierenden Stellenausschreibung klar zu definieren. Die Vorteile solcher klar umrissenen Stellen liegen auf der Hand: Die Organisation der Beschäftigten wird vereinfacht und bei Stellenneubesetzungen sind die Anforderungen an die Arbeitnehmer von Anfang an klar. Im folgenden Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die Arbeitsplatzbeschreibung und ihre Funktionen.

Ist eine Arbeitsplatzbeschreibung das Gleiche wie eine Stellenbeschreibung?

Nein, auch wenn die Begriffe in der Praxis oft synonym verwendet werden, gibt es gewisse Unterschiede zwischen Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibung. Eine Arbeitsplatzbeschreibung dient in erster Linie der internen Verwendung im Unternehmen. Sie hilft bei der Personalplanung und bei Überprüfungen der Angestellten. Zudem unterstützt sie Sie bei der Eingruppierung von Arbeitnehmern in Kategorien und bei der Reorganisation ganzer Abteilungen.

Eine Stellenbeschreibung ist dagegen Teil der Stellenanzeige. In ihr werden interessierten Bewerbern die Aufgaben und Anforderungen des Jobs dargelegt. In der Praxis dient die interne Arbeitsplatzbeschreibung oft als Grundlage für die Formulierung der Stellenbeschreibung. Zusätzlich kann die Arbeitsplatzbeschreibung ein Teil des Arbeitsvertrags sein und dort die Aufgabe der Tätigkeitsbeschreibung erfüllen. Arbeitsplatzbeschreibungen werden typischerweise (auch) für bereits besetzte Stellen formuliert, um das Aufgabenfeld des Stelleninhabers genauer zu definieren. Das kann auch sinnvoll sein, um andere, neue Stellen klar von der bestehenden Position abzugrenzen.

Ist eine Arbeitsplatzbeschreibung Pflicht?

Nein, eine Arbeitsplatzbeschreibung im eigentlichen Sinne ist nicht verpflichtend. Dass insbesondere größere Unternehmen die Arbeitsplatzbeschreibung als Teil des Personalmanagements und der Personalplanung nutzen, hat vor allem organisatorische Gründe. Verpflichtend ist dagegen die Aufnahme einer Tätigkeitsbeschreibung in den Arbeits- oder Dienstvertrag. Eine an die Bedingungen für diese angepasste Arbeitsplatzbeschreibung kann die Aufgabe der Tätigkeitsbeschreibung erfüllen. Dabei ist zu beachten, dass die vertragliche Beschreibung des Tätigkeitsfelds auch Grundlage arbeitsrechtlicher Auseinandersetzungen sein kann. Je ausführlicher und detaillierter die Tätigkeitsbeschreibung ist, desto einfacher ist es sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer, sich im Streitfall darauf zu berufen.

Eine weniger genaue Beschreibung des Arbeitsplatzes im Vertrag kann dagegen helfen, die Einsatzbereiche des Angestellten flexibler zu gestalten. Eine ohnehin bereits bestehende, detaillierte Arbeitsplatzbeschreibung im Arbeitsvertrag zu referenzieren ist deshalb nicht immer eine gute Idee. In jedem Fall ist die Arbeitsplatzbeschreibung aber eine geeignete Grundlage, um die Tätigkeitsbeschreibung für den Arbeitsplatz schnell und präzise zu formulieren. Auch bei Neuverhandlungen des Arbeitsvertrags mit einem Mitarbeiter hat es Vorteile, eine ständig aktualisierte Beschreibung des bestehenden Arbeitsplatzes zur Verfügung zu haben.

Was gehört in die Arbeitsplatzbeschreibung?

Da es keine Verpflichtung gibt, eine Arbeitsplatzbeschreibung anzufertigen, steht es Ihnen als Unternehmer frei, diese so zu formulieren, wie es für Sie sinnvoll ist. Dennoch kann es helfen, die Beschreibung entlang folgender Fragen zu gestalten.

• Allgemeine Informationen: Wer hat den Arbeitsplatz inne, wie lautet sein oder ihr Jobtitel?
• Aufgaben und Aufgabenfelder: Welche Aufgaben und Tätigkeiten sind mit der Arbeit verbunden? Bei etwas breiter gefächerten Jobs: Welchen Aufgabenbereich überblickt der Angestellte?
• Verantwortung: Welche Konsequenzen hat es, wenn die Aufgaben nicht erledigt werden?
• Befugnisse: Mit jeder Stelle gehen auch bestimmte Befugnisse einher. Welche Entscheidungen kann und muss ein Mitarbeiter selbst treffen, für welche Entscheidungen sind Vorgesetzte verantwortlich? Diese Frage sollten Sie insbesondere mit Blick auf Mitarbeiter und Budget beantworten.
• Qualifikationen: Welche Qualifikationen und Kompetenzen muss ein Mitarbeiter mitbringen, um die Anforderungen der beschriebenen Stelle auszufüllen?
• Eingliederung in die Firmenstruktur: Wie interagiert der Mitarbeiter mit anderen Teilen des Unternehmens? Arbeitet er anderen Arbeitsplätzen zu? Trägt er Personalverantwortung? Ist er auf regelmäßigen Input anderer Abteilungen und Mitarbeiter angewiesen? Besteht die Möglichkeit der Eingruppierung des Jobs in eine bestimmte Kategorie?
• Ziele der Stelle: Zu guter Letzt sollten auch die Ziele, die das Unternehmen mit der Stelle verfolgt, in die Arbeitsplatzbeschreibung aufgenommen werden. Gibt es klare Indikatoren, die den Erfolg des Mitarbeiters definieren? Welche Resultate wünschen Sie als Unternehmer sich kurz-, mittel- und langfristig?

So wird die Arbeitsplatzbeschreibung aufgebaut

In den meisten Unternehmen bewährt sich für Arbeitsplatzbeschreibungen ein einfacher, klassischer Aufbau, der für jede Beschreibung gleich aussehen sollte.

1. Titel oder Bezeichnung der Stelle
2. Aktueller Stelleninhaber
3. Einordnung (Abteilung, Mitarbeiter, Vorgesetzte)
4. ggf. Festlegung der Stellvertreter
5. Zielvorgaben
6. Hauptaufgaben (die wichtigsten Tätigkeiten des Mitarbeiters)
7. Nebenaufgaben (Tätigkeiten, die auch von anderen Mitarbeitern erledigt werden)
8. Kompetenzen und Befugnisse
9. Pflichten und Verantwortung
10. Abteilungen, Mitarbeiter und Stellen, mit denen der Stelleninhaber regelmäßig zusammenarbeitet
11. Anforderungsprofil (sowohl allgemein erforderliche Kompetenzen als auch Anforderungen an die formale Ausbildung werden hier fixiert)

Haben Arbeitsplatzbeschreibungen auch Nachteile?

Wenn Aufgabenfelder zu klar definiert sind, kann das dazu führen, dass die Kreativität der Mitarbeitenden leidet. Wer genaue Vorgaben hat, welche Aufgaben und Tätigkeiten den eigenen Job ausmachen, neigt dazu, nur noch selten „out of the box“ zu denken. Stattdessen werden rasch Routinen entwickelt, um die eigenen Aufgaben so effizient und schnell wie möglich zu erledigen. In vielen Branchen ist genau das ein gewünschter Effekt transparent kommunizierter Arbeitsplatzbeschreibungen. Es gibt aber auch Berufsfelder, vor allem in den kreativen Branchen, in denen solche Begrenzungen nicht sinnvoll sind. Im Allgemeinen überwiegen aber die Vorteile der präzisen und an die Mitarbeiter kommunizierten Arbeitsplatzbeschreibungen.

Beschäftigte für den Arbeitsplatz finden

Eine klar umrissene Formulierung Ihrer bestehenden Arbeitsplätze hilft dabei, Transparenz für neue Mitarbeiter und Bewerber zu schaffen. Nutzen Sie die Arbeitsplatzbeschreibungen, um in Ihren Stellenausschreibungen klare Anforderungen und Tätigkeiten zu formulieren. Eine deutlich formulierte Stellenbeschreibung ist der erste Schritt zur erfolgreichen Mitarbeiterwerbung. Mit diesem kurzen Beitrag haben wir Ihnen als Arbeitgeber wichtige Tipps und Hinweise zur Erstellung Ihrer Arbeitsplatzbeschreibung an die Hand gegeben. Der zweite Schritt ist es, die Ausschreibung auf unserer Plattform zu veröffentlichen. Auf unserer Jobbörse sz-jobs.de können Sie IhreAnzeigen schalten und kompetente, hoch qualifizierte Mitarbeiter finden, die optimal zu Ihren Aufgaben und Tätigkeiten passen.