Anforderungsprofil erstellen: Was muss Ihr Bewerber können?

Das Aufspüren von perfekten Mitarbeitenden für das Unternehmen bildet die Grundlage im Recruiting. Ein wichtiges Werkzeug in diesem Prozess ist das Anforderungsprofil in der Stellenanzeige. Doch wie erstellen Sie ein Anforderungsprofil, das Ihre Erwartungen klar zum Ausdruck bringt und das den idealen Bewerber für Ihre Position definiert?

Das Anforderungsprofil als Instrument der Personalauswahl

Das Anforderungsprofil ist in erster Linie für interne Zwecke bestimmt. Unternehmen greifen auf die Auflistung der erwünschten Qualitäten zurück, um:

ihre Bewerber auszuwählen
ihr Personal zu rekrutieren
eine Stelle zu beschreiben
die Leistung zu beurteilen
die Weiterbildung zu planen

Mit einem Anforderungsprofil legen Sie fest, wen Sie suchen. Anders als die umfassende Beschreibung des Arbeitsplatzes, die die ausgeschriebene Stelle in die Organisation einordnet, charakterisiert das Qualifikationsprofil den optimalen Bewerber. Wie die Stellenbeschreibung bildet es die Basis für die spätere Stellenausschreibung, die sich auf beide Dokumente stützt.

Ein Anforderungsprofil erstellen: Inhalt

Im Bereich der Personalbeschaffung ist das Anforderungsprofil nicht mehr wegzudenken. Präzise beschreibt es, welche Eigenschaften und Fähigkeiten für eine bestimmte Position erforderlich sind. Daneben führt es die sogenannten „Schlüsselqualifikationen“ auf; sprich: Die Kriterien und Qualifikationen, die ein potenzieller Mitarbeiter mitzubringen hat.

In solch einem Anforderungsprofil sind alle wesentlichen Daten und Fakten zusammengetragen: die formalen Anforderungen (wie Ausbildung oder Berufserfahrung) ebenso wie die nötigen Voraussetzungen und die sozialen Kompetenzen. Letztere meinen alle Fähigkeiten, auf die es beim Umgang mit anderen Menschen ankommt. Zu den fachlichen Qualifikationen zählen jene Kenntnisse und Fertigkeiten, die sich durch Bescheinigungen, Zeugnisse oder Zertifikate beweisen lassen. Um die systematische Zusammenstellung verständlich zu machen, empfiehlt es sich, die berufliche Tätigkeit beziehungsweise ihre typischen Aufgaben zu beschreiben. Dabei gilt: je exakter, desto besser.

Was gehört in ein Anforderungsprofil?

Das Profil für die Stellenbeschreibung umfasst vier relevante Felder, die sich in persönliche und fachbezogene Merkmale gliedern:

in die formalen Anforderungen
in die fachlichen Anforderungen
in die methodischen Kompetenzen
in die sozialen Kompetenzen

An oberster Stelle des Anforderungsprofils stehen die formalen Anforderungen, die für die Stelle unabdingbar sind. Darunter fallen: langjährige Berufserfahrung, die Art der Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium oder ähnliche Qualifizierungen. Mehr ins Detail gehen die relevanten Fachkompetenzen – Kenntnisse im IT-Bereich gehören hier genauso dazu wie das Beherrschen einer Fremdsprache. Ebenfalls wichtig im Anforderungsprofil sind Team-, Kommunikations- und Kritikfähigkeiten, die sich unter dem Oberbegriff soziale Kompetenzen zusammenfassen lassen. Zusätzlich sollten Sie sich auch eine Liste mit methodischen Potenzialen erstellen. Ein proaktives Denken und Handeln helfen nicht nur, sich Informationen zu beschaffen, sondern zudem die gesteckten Ziele zu erreichen.

Entspricht der Bewerber dem Anforderungsprofil?

Sind alle relevanten Kompetenzen festgehalten und erstellt, haben Sie diese zu priorisieren. Unterscheiden Sie am besten zwischen:

den Muss-Kriterien
den Soll-Kriterien
den Wunsch- oder Ideal-Kriterien

Ein Qualifikationsprofil zu erstellen, vereinfacht den Bewerbungsprozess. Dazu liefert es wertvolle Unterstützung für die Vorauswahl. Ziehen Sie zunächst die Muss-Kriterien zurate, diese sind ein Ausschließungsgrund und für jeden Bewerber Pflicht. Anders verhält es sich mit den Soll-Aspekten – derartige Punkte sind wünschenswert und von Vorteil, wenn der Kandidat sie vorzuweisen hat. Das i-Tüpfelchen sind die Wunsch- oder Idealfaktoren im Anforderungsprofil: Aspiranten, die diese Anforderungen abdecken, sind unter allen Umständen zu bevorzugen.

Wie Sie ein Anforderungsprofil erstellen

Ein Anforderungsprofil zu erstellen, erfordert ein Verständnis der Fähigkeiten, die für die Position von Bedeutung sind. Das Ziel ist es, die Personalentwicklung in einem Unternehmen zu verbessern und eine freie Stelle bestmöglich zu besetzen. Ist eine Position vakant, braucht es ein passgenaues Profil. Idealerweise fängt es das Wesentliche der Stelle ein und skizziert den perfekten Mitarbeiter. Weiterhin bringt es zum Ausdruck, welche Anforderungen und welches Wissen der Berufsanwärter benötigt, um den zu vergebenen Job erfolgreich zu bewältigen. Jedes Anforderungsprofil beginnt mit einer ausführlichen Analyse der Stelle und den folgenden Fragen:

Was sind die Aufgaben und Tätigkeiten?
Welche Kompetenzen sind unerlässlich?
Ist technisches Know-how gefragt?
Ist der Bewerber personalverantwortlich?
Steht der Teamgedanke im Vordergrund?

Als Erstes analysieren Sie,welche Qualifikationen gefordert sind. Befragen Sie die Kollegen in Ihrem Unternehmen und finden Sie heraus, was die Stelle ausmacht. In einem zweiten Schritt sammeln und erläutern Sie die Anforderungen: sowohl die Soft Skills als auch die Hard Skills. Ist alles Wichtige zusammengetragen, geht es an das Gewichten und Ordnen der Kriterien. Zusätzlich zur Trennung nach notwendigen Anforderungen und optionalen Punkten lassen sich einzelne Eigenschaften mit einem eigenen Faktor bewerten. So haben Sie die Möglichkeit, mit dem Anforderungsprofil die Eignung der Kandidaten zu bewerten und in tabellarischer Form darzustellen.

Tipps, um ein Anforderungsprofil zu erstellen

Bringen Sie Ihr Anforderungsprofil auf den aktuellen Stand, indem Sie es regelmäßig überprüfen und veraltete Informationen entfernen.
Definieren Sie Erwartungen, die jeder Interessent zu erfüllen hat.
Formulieren Sie Ihre Anforderungen klar und korrekt.
Legen Sie Mindesthürden im Anforderungsprofil fest, um unpassende Kandidaten frühzeitig aus dem Rennen zu nehmen.
Recherchieren Sie, welche Voraussetzungen der Bewerber mitzubringen hat und welche Verantwortung der neue Mitarbeiter trägt.

Ein Qualifikationsprofil zu erstellen, klingt komplizierter, als es ist. Hinzu kommt: Ein übersichtlich gestaltetes Profil – das in Spalten und Zeilen unterteilt ist – vereinfacht die Suche nach frischen Talenten um einiges. Erstellen Sie ein Anforderungsprofil in der richtigen Abstufung, so wissen Sie bei der Suche nach neuen Talenten sofort, welche Bewerber zu Ihrem Unternehmen passen.