Absagen nach Vorstellungsgespräch: Formulierung, Tipps & Vorlagen

Sie sind Arbeitgeber und auf der Suche nach einem passenden Bewerber für eine offene Stelle? Dann müssen Sie zunächst einmal eine Stellenanzeige schalten. Formulieren Sie diese rechtskonform und wenn möglich so, dass Sie viele Bewerbungen erhalten. Nach Sichtung dieser Bewerbungsunterlagen werden Sie geeignete Kandidaten zum Vorstellungsgespräch einladen. Ist das Bewerbungsgespräch für jeden Kandidaten beendet, stehen Sie vor einer weiteren und weniger erfreulichen Aufgabe: Sie müssen im Absageschreiben alle Bewerber informieren, gegen die Sie sich entschieden haben. Wir verraten Ihnen, worauf Sie dabei achten müssen und wie Sie solch eine Absage nach dem Vorstellungsgespräch am besten formulieren.

Warum ist eine Absage nach dem Vorstellungsgespräch so wichtig?

Wer sich in Ihrem Unternehmen beworben hat, erwartet bestenfalls eine Zusage und hofft, bei Ihnen arbeiten zu können. Ist das nicht der Fall, ist es dennoch das Mindeste, den Bewerbenden eine höfliche Absage zu schicken. Immerhin möchten Sie, dass Ihre Firma weiterhin einen positiven Ruf hat. Wenn Sie es dagegen versäumen, eine Absage zu versenden, kann es durchaus passieren, dass Sie vom entsprechenden Kandidaten in einschlägigen Portalen negativ bewertet werden. Haben Sie dann künftig wieder einmal eine Stelle zu besetzen, kann es passieren, dass Sie nicht so viele Bewerbungen erhalten.

Aus diesem Grund nehmen Sie sich also die Zeit und sagen Sie jedem Bewerber ab. Das gilt nicht nur für die Arbeitsuchenden, die Sie zum Vorstellungsgespräch eingeladen haben. Auch Bewerber, die nicht in die engere Wahl gekommen sind, freuen sich, wenn Sie Ihre Bewerbungsunterlagen zurückbekommen. Lassen Sie dafür nicht zu viel Zeit verstreichen. Nach dem Vorstellungsgespräch versenden Sie die Absage spätestens innerhalb von zwei Wochen.

Muster für Arbeitgeber: So formulieren Sie eine Absage korrekt, persönlich und höflich

Selbst wenn der Bewerber sich nicht von seiner besten Seite gezeigt hat: Für Sie als Arbeitgeber ist das oberste Gebot, eine Absage möglichst höflich zu formulieren. Es gibt diverse Muster, die Sie in abgewandelter Form nutzen können. Natürlich müssen Sie differenzieren, ob es eine Absage nach einem Vorstellungsgespräch ist, ob Sie auf eine Initiativbewerbung antworten oder die Absage in Englisch formulieren müssen.

Eine Absage an den Bewerber nach dem Vorstellungsgespräch müssen Sie also höflich und wenn möglich persönlich formulieren. Achten Sie auch darauf, dass Ihre Aussagen nicht als diskriminierend eingestuft werden können. Eine Absage aufgrund mangelnder Qualifikationen ist plausibel. Sie dürfen Ihre Entscheidung im Bewerbungsprozess aber nicht aufgrund von Alter, Geschlecht oder Herkunft treffen. Dann riskieren Sie schlimmstenfalls eine Klage.

Absage nach dem Vorstellungsgespräch

Ein Muster, wie eine typische Absage nach dem Vorstellungsgespräch aussehen könnte, finden Sie nachfolgend:

„Sehr geehrte Frau X / Sehr geehrter Herr X,

vielen Dank für Ihre Bewerbung und das interessante Gespräch am [Datum des Vorstellungsgesprächs]. Wir haben uns sehr gefreut, Sie persönlich kennenzulernen und möchten uns für das Interesse und Ihre Zeit bedanken. Dennoch müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihnen die ausgeschriebene Stelle nicht anbieten können.

Wir haben alle Vorstellungsgespräche gründlich ausgewertet und alle Bewerbungsunterlagen noch einmal durchgesehen, um uns ein umfassendes Bild über die Voraussetzungen aller Bewerbungen machen zu können. Letztendlich haben wir uns für eine andere Bewerberin entschieden, die doch besser zu unseren Anforderungen passt. Diese Absage soll jedoch in keinem Fall Ihre Qualifikationen abwerten.

Wir hoffen, dass wir Ihnen dennoch in positiver Erinnerung bleiben. Wenn Sie Interesse daran haben, würden wir Sie gerne zu unserem Talent Pool hinzufügen, um Sie für zukünftige Stellen erneut berücksichtigen zu können.

Wir wünschen Ihnen für Ihre berufliche und persönliche Zukunft alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen“

Insbesondere die Möglichkeit, sich ins Talent Pool einzutragen, wird von Bewerbern als positiv gewertet. Wenn möglich, sollten Sie diese Möglichkeit also aufzeigen.

Absage nach einer Initiativbewerbung

Handelt es sich dagegen um eine Initiativbewerbung, der keine aktuelle Stellenausschreibung zugrunde liegt, beantworten Sie auch diese höflich und zeigen die Absagegründe auf. Folgende Formulierung ist empfehlenswert:

„Sehr geehrte Frau X / Sehr geehrter Herr X,

vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und Ihre Bewerbungsunterlagen, die wir mit großem Interesse durchgesehen haben. Leider gibt es momentan keine freie Stelle in unserem Unternehmen, die zu Ihrem Profil passt.

Da Ihre Qualifikationen jedoch sehr vielversprechend sind, möchten wir Sie für künftige Stellen gerne in unseren Talent Pool aufnehmen. Sind Sie damit einverstanden und möchten Benachrichtigungen erhalten, folgen Sie bitte diesem Link: …

Wir wünschen Ihnen bis dahin viel Erfolg für Ihren weiteren Weg.

Mit freundlichen Grüßen“

Bewerbungsabsage nach dem Vorstellungsgespräch auf Englisch

Sie müssen eine Absage nach dem Vorstellungsgespräch in englischer Sprache formulieren? Dann kann dieses Muster hilfreich sein:

„Dear Mr/Ms …,

thank you for your interest in our company and for sending us your application.

After reviewing the numerous applications we received for this vacancy, we regret to inform you that we unable to consider you as a candidate. Although you are highly qualified, another applicant’s profile was even better suited to what we are currently looking for.

Nevertheless, we wish you every success for your future career.

Kind regards“

Absage nach einer Bewerbung für eine Ausbildung

Ein junger Mensch hat sich in Ihrem Unternehmen für eine Ausbildungsstelle beworben? Dann sollten Sie den Grund für Ihre Entscheidung gegen den Kandidaten möglichst behutsam formulieren. Folgende Formulierungen sind angebracht:

„Sehr geehrte Frau X / Sehr geehrter Herr X,

vielen Dank für Ihre Bewerbungsunterlagen. Es freut uns sehr, dass Sie sich für eine Ausbildung bei uns interessieren und Ihre Karriere bei uns beginnen möchten.

Leider müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir Ihnen zu diesem Zeitpunkt keinen Ausbildungsplatz in unserem Unternehmen anbieten können. Bitte verstehen Sie unsere Absage nicht als Abwertung Ihrer Fähigkeiten.

Wir wünschen viel Erfolg für Ihren weiteren Weg!

Mit freundlichen Grüßen“

Fazit

Ein Absageschreiben nach dem Vorstellungsgespräch aufzusetzen, ist keine willkommene Aufgabe. Formulieren Sie Absageschreiben möglichst höflich und persönlich. Ganz wichtig ebenfalls: Geben Sie den Grund für die Absage an. Der Absagegrund wird den Bewerber nach dem Vorstellungsgespräch am meisten interessieren. Nur dann kann er die Entscheidung Ihres Unternehmens verstehen und akzeptieren.