Onboarding-Prozess: Neue Mitarbeiter erfolgreich eingliedern

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen gewinnen konnten, ist das in Zeiten des Fachkräftemangels schon mal ein Grund zur Freude. Sie können sich in Zukunft darauf verlassen, dass Ihre momentane Belegschaft bestmöglich unterstützt wird. Bis es so weit ist, ist es allerdings mitunter ein weiter Weg. Der neue Mitarbeiter muss umfassend eingearbeitet und eingewiesen werden. Eine solche Eingliederung bezeichnet man als Onboarding. Erfahren Sie, wie dieser Prozess im Unternehmen genau abläuft und was Sie als Arbeitgeber dabei beachten müssen.

Warum Onboarding?

Onboarding ist eine wichtige Aufgabe der Personalabteilung im Unternehmen und bedeutet nichts anderes als die bestmögliche und effiziente Einarbeitung eines neuen Arbeitskollegen. Das beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern bereits mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrages. Dabei erfüllt das Onboarding eine wichtige Aufgabe: Eine strukturierte Einarbeitung gewährleistet, dass die an den neuen Mitarbeiter gestellten Anforderungen und Unternehmensziele erreicht werden. Nur mit einem guten Einarbeitungsplan wird ein neuer Mitarbeiter die ihm übertragenen Aufgaben zur vollsten Zufriedenheit lösen können. Auch für den Angestellten selbst ist der Einarbeitungsprozess und ein gut geplantes Onboarding wichtig. So wird er sich von Anfang an im Team willkommen fühlen und motiviert an ihre Arbeit gehen. Das Onboarding dauert im Normalfall vom ersten Arbeitstag an bis zum Ende der Probezeit.

Was sind die konkreten Vorteile des Onboarding?

Mit einer gelungenen Einarbeitung ab dem ersten Arbeitstag in das Unternehmen fühlt sich nicht nur der neue Kollege bestens aufgehoben. Auch Sie als Unternehmensleitung oder Vorgesetzter profitieren. Eine gründliche Einarbeitung verhindert Fehler, die häufig in den ersten Wochen auftreten. Statistiken belegen weiterhin, dass Kollegen deutlich motivierter sind, wenn eine gute Einarbeitung erfolgt ist. Je gründlicher Sie einen neuen Mitarbeiter an seine Aufgaben heranführen, desto schneller und effektiver wird er diese künftig erledigen können. Onboarding ist in Zeiten des Fachkräftemangels besonders wichtig: Haben Sie einen fähigen Mitarbeiter gefunden, gilt es, ihn möglichst lange an das Unternehmen zu binden. Ist er wiederum zufrieden mit der Arbeit in Ihrem Team, wird er Sie als Arbeitgeber bestenfalls weiterempfehlen. So haben Sie die Chance, weitere gute Mitarbeiter zu finden.

Welche Phasen hat der Onboarding-Prozess?

Der Onboarding-Prozess ist nicht von jetzt auf gleich erledigt. Vielmehr wird er in einzelne Phasen unterteilt. Am Anfang steht das sogenannte Preboarding. Diese Phase des Onboarding-Prozesses beginnt bereits dann, wenn der zukünftige Arbeitnehmer seinen Arbeitsvertrag unterschrieben hat. Dann kommen auf den HR-Verantwortlichen einige verantwortungsvolle Aufgaben zu. Empfehlenswert ist es, dem zukünftigen Teammitglied einige Informationen über das Unternehmen, speziell das Unternehmensleitbild und die zu erwartenden Aufgaben, zuzusenden. Versuchen Sie weiterhin, alle offenen Fragen im Hinblick auf die zu besetzende Stelle zu beantworten. Wie sind beispielsweise die Arbeitszeiten geregelt? Was ist an Arbeitsmaterialien für den Arbeitsplatz zu beschaffen und wird ein Kindergartenplatz benötigt? Erstellen Sie hier am besten eine Checkliste, die Sie künftig auch für weitere Mitarbeiter nutzen können.

Sinnvoll ist es, die aktuellen Mitarbeiter des Unternehmens in diese Phase des Onboarding-Prozesses einzubinden. In diesem Zusammenhang können Sie einen Ihrer Kollegen als Paten bestimmen. Er wird den baldigen Mitarbeiter während der Integrationsphase des Onboarding bestmöglich unterstützen. Bestimmen Sie weiterhin alle Erwartungen, Ziele und Aufgaben, welche mit dem Arbeitsplatz zusammenhängen. Planen Sie unter anderem, welche Ziele innerhalb der ersten Monate im Onboarding erreicht werden sollen.

Sind alle wesentlichen Vorgaben an den Arbeitsplatz gemacht, schließt sich die Orientierungsphase an. Diese dauert im Normalfall drei Monate ab dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters. Während dieser Onboarding-Phase muss eine bestmögliche Einarbeitung erfolgen und der Mitarbeiter muss seine Kollegen und das Unternehmen kennenlernen.

Bis etwa zum sechsten Monat schließt sich dann die Integrationsphase an. Während dieser wird dem Kollegen die Möglichkeit gegeben, bereits verschiedene Entscheidungen selbstständig zu fällen. Die Aufgabe der Unternehmensführung ist es in dieser Zeit, das Gespräch mit dem Mitarbeiter zu suchen und um Feedback zu bitten. Können die angesprochenen Ziele und Erwartungen erfüllt werden oder gibt es Probleme? Vielleicht wünscht sich der Kollege eine Fort- oder Weiterbildung oder andere Arbeitszeiten? All das kommt in dieser Phase des Onboarding zur Sprache.

Onboarding Checkliste: Darum ist sie so wichtig

Wir empfehlen Ihnen unbedingt, eine Checkliste zu erstellen, damit Sie im Onboarding-Prozess keine wichtigen Punkte vergessen. Immerhin erstreckt sich der Onboarding-Prozess von der Vertragsunterzeichnung an bis hin zum Ende der Probezeit. Das sind im Normalfall sechs Monate; der Zeitraum kann aber auch auf bis zu ein Jahr ausgedehnt werden. Folgende Punkte in Ihrer Onboarding-Checkliste sind besonders wichtig:

• Welche Unterlagen/Dokumente werden benötigt?
• Welche Ausstattung ist für den Arbeitsplatz notwendig?
• Versenden von Informationen/Willkommensschreiben an den neuen Mitarbeiter
• Informieren der Kollegen über das neue Teammitglied
• Erstellen einer Begrüßungsmappe
• Bestimmen eines Paten
• Einarbeitungsplan erstellen
• Festlegen der Ziele bis zum ersten Feedbackgespräch

Diese Checkliste ist nur beispielhaft. Was für Sie als Unternehmen davon tatsächlich infrage kommt, hängt von Ihrer Unternehmensgröße und -struktur ab und davon, welche Position der neue Mitarbeiter bekleidet. Grundsätzlich gilt: Je höher dessen Position in der Unternehmenshierarchie, desto umfangreicher müssen die Vorbereitungen im Rahmen des Onboarding sein.

In größeren Unternehmen sind im Rahmen des Onboarding noch weitere Dinge zu beachten. Eventuell müssen Sie den Betriebsrat über die Neueinstellung informieren. Teambuildingevents, wie gemeinsame Essen und Ausflüge, oder Betriebsfeiern sorgen in vielen Firmen für ein Gefühl der Zusammengehörigkeit. Wenn Sie solche in Ihrem Unternehmen planen, versäumen Sie es nicht, den neuen Kollegen rechtzeitig darüber zu informieren.

Fazit

Damit sich ein neuer Kollege möglichst schnell in Ihre Unternehmensstruktur einfügt und sich von Anfang an wohlfühlt, ist ein gut geplantes Onboarding wichtig. Ein guter Einarbeitungsplan sorgt dafür, dass Ihre Erwartungen bestmöglich erfüllt werden. Gleichzeitig kann es verhindern, dass ein Mitarbeiter bereits während der Probezeit wieder kündigt. Das Onboarding ist also für Sie als Vorgesetzter eine wichtige Aufgabe nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters.